​Masa merupakan aset anda yang paling berharga di dalam bisnes oleh itu anda perlu belajar bagaimana untuk menguruskan masa di samping kertas-kertas kerja bisnes secara sistematik. Ini perlu dilakukan seawal bermulanya anda merancang sehingga menjalankan bisnes.

Kajian mendapati apabila seseorang itu berupaya menguruskan masanya dengan baik, sama ada untuk peribadi atau bekerja, mereka ini lebih yakin untuk menghadapi cabaran semasa, bersedia menerima tugasan baru dan lebih berkualiti di dalam membuat sesuatu keputusan. Individu ini akan lebih bersedia menghadapi hari baru dan tidak merasa tertekan atau kelam kabut sepanjang menjalankan tanggungjawabnya.

Teknik-teknik perancangan masa berikut diharap dapat membantu anda menggunakan masa dengan lebih produktif:-

Pengurusan Masa Yang Berkesan
Pengurusan masa yang berkesan bermakna anda berupaya merancang dan menggunakan masa selama 24 jam dengan aktiviti-aktiviti berfaedah. Elakkan dari mencampur-adukkan aktiviti-aktiviti peribadi dan bisnes di dalam satu masa yang sama. Lakukan sesuatu aktiviti itu mengikut jadual dan kepentingannya.

Gunakan diari yang mudah dibawa untuk mencatatkan aktiviti-aktiviti penting, rutin (harian) dan temujanji. Catatkan senarai lain-lain perkara yang kurang penting perlu dilakukan di dalam buku catatan yang berasingan.

Bekerja Secara Bijak 
Lakukan tugas yang paling penting, sukar dan tidak anda gemari pada waktu pagi kerana pada waktu ini tubuh dan fikiran anda berada di tahap maksima serta cergas untuk bekerja. Setelah itu barulah anda melakukan aktiviti harian lain mengikut keutamaannya. 

Amalkan sikap merancang aktiviti harian untuk esok setiap petang atau malam hari sebelum anda pulang/berehat. Ini akan dapat mengelakkan anda dari bekerja secara terburu-buru dan kelam-kabut pada keesokan harinya.

Menetapkan Matlamat
Anda perlu mengenalpasti kemampuan diri sebelum membuat atau menyelesaikan sesuatu tugas yang sukar. Elakkan dari membuat lebih dari satu tugas dalam satu masa kerana ini akan memberi tekanan yang akan menyebabkan hilangnya tumpuan anda untuk bekerja, seterusnya akan mengecewakan jika tugas-tugas tersebut tidak dapat disempurnakan sepertimana yang diharapkan.

Berfikiran Positif
Sepertimana pengalaman kebanyakan usahawan-usahawan lain, anda juga akan mengalami keadaan di mana kurangnya mendapat suntikan semangat dan sokongan dari orang-orang di sekeliling anda terhadap apa yang sedang anda usahakan. Tetapi jika pelanggan memberi penghargaan setelah berurusniaga dengan anda, ini merupakan petanda baik bahawa anda sedang melakukan sesuatu yang betul.

Terapkan imej-imej positif seperti ini di dalam fikiran anda dan sentiasa cuba untuk meningkatkan  kualiti layanan pelanggan dan produk anda. Berikan 80% dari penumpuan anda kepada pelanggan yang sedia ada dan selebihnya 20% untuk mencari pelanggan baru.

Menghargai Diri Sendiri
Walaupun anda bekerja sendiri dan tidak melapor diri kepada sesiapa, anda perlu memperuntukkan masa untuk beriadah setelah menyempurnakan sesuatu tugasan yang sukar atau apabila mendapat peluang bisnes yang besar dan lumayan.

Lakukan sesuatu yang anda gemari sebagai 'hadiah' kepada diri anda setelah penat berusaha. Selain dapat merehatkan fikiran, cara ini juga akan dapat meningkatkan semangat anda untuk berusaha dengan lebih gigih lagi. Walaubagaimanapun anda perlu merancang dengan baik agar tidak berlakunya pembaziran tenaga, masa dan wang ringgit.

​Jangan Bertangguh
Sikap malas dan suka bertangguh akan menyebabkan bisnes anda berada di dalam keadaan tidak terurus serta kelam-kabut. Tugasan yang dilakukan di saat-saat akhir akan menyebabkan anda bekerja di dalam keadaan tegang, gopoh-gapah, bosan, tertekan serta tidak dapat berfikir secara rasional.

Akan ada hari-hari di mana bisnes agak lembab dan anda merasakan perlu mengambil rehat walaupun ada tugasan penting yang perlu diselesaikan. Tidak salah untuk anda berehat seketika, tetapi apa yang penting sebelum anda menangguhkan sesuatu tugasan, anda perlu bertanya pada diri adakah anda akan mempunyai masa yang cukup di saat-saat akhir untuk melaksanakannya. Selesaikan dahulu aktiviti yang telah dirancang sebelum melakukan sesuatu yang tidak ada kaitan dengan bisnes anda.

Menghadkan Panggilan Peribadi
Kebanyakan orang luar menyangka apabila anda bekerja sendiri anda mempunyai lebih banyak masa untuk diajak berbual dan bersantai. Apabila ini berlaku anda perlu mengawal keadaan dengan meminta kerjasama mereka agar memberi anda ruang menguruskan bisnes anda sehingga terlaksana mengikut perancangan. Satu-satunya orang yang boleh menjaya dan menggagalkan bisnes anda adalah diri anda sendiri, oleh itu anda perlu serius serta tegas dalam mengurus serta menjaga kebajikan bisnes anda. 

Mewakilkan Tugasan
Pengetahuan dan kemahiran anda mungkin terhad untuk melakukan sesuatu tugasan. Di sini anda perlu menggajikan seseorang yang lebih berkemahiran untuk melakukannya mengikut arahan anda. Jika tidak anda mungkin akan melakukan kesilapan yang boleh menyebabkan bisnes mengalami kerugian masa dan wang ringgit.  

Berani Mengatakan 'TIDAK'
Adakalanya saudara-mara atau kenalan akan datang meminta bantuan dari anda untuk melakukan sesuatu yang bukan berkaitan dengan bisnes dan di dalam waktu anda berniaga. Anda perlu bijak menolak dengan cara yang terbaik kerana pertolongan yang akan diberikan mungkin akan memerlukan masa yang agak panjang.

Kebanyakan usahawan akan melakukan sahaja dengan hati yang berat semata-mata untuk menjaga hati orang lain. Setelah itu mereka akan mengalami kerugian kerana masa dan tenaga yang sepatutnya digunakan untuk menjana pendapatan telah gunakan untuk tujuan lain. 

​​Bisnes anda mungkin mempunyai modal dan kepakaran yang terhad untuk bermula sebelum berkembang. Kesukaran   mendapatkan pinjaman dari institusi kewangan atau bank mungkin akan menyebabkan anda terpaksa mencari seorang/lebih rakan kongsi yang sanggup mengeluarkan modal dan membuat pelaburan di dalam bisnes kecil anda. Rakan kongsi yang dipilih juga mestilah seseorang yang mempunyai keyakinan yang tinggi serta berani mengambil risiko bisnes seperti anda.

Memilih rakan kongsi bukan satu perkara yang mudah dan boleh diambil ringan. Elakkan dari membuat keputusan di dalam keadaan tertekan atau tergesa-gesa. Walaupun tidak dinafikan anda mungkin berada di dalam keadaan terdesak, anda perlu mengambil masa yang mencukupi untuk membuat pemilihan.

Selain daripada kemampuan kewangan, anda perlu membuat penilaian sama ada seseorang itu sesuai untuk menjadi rakan kongsi ataupun tidak. Ini dapat dilakukan dengan melihat kepada perkara-perkara berikut di dalam diri bakal rakan kongsi anda:-

Pada amnya proses memohon modal bisnes dari pelabur (individu/korporat) melibatkan 6 langkah penting yang perlu anda diikuti. Dengan memahami proses ini peluang untuk anda mendapat bantuan pembiayaan adalah lebih cerah.

Langkah 1:  Menentukan Sumber
Langkah 2:  Penilaian Sumber
Langkah 3:  Penyampaian Idea 
Langkah 4:  Pembentangan Rancangan Bisnes
Langkah 5:  Menghadapi Penolakan
Langkah 6:  Mendapatkan Komitmen

Langkah 1:  Menentukan Sumber
Mencari sumber pembiayaian merupakan perkara paling sukar untuk dilakukan. Anda perlu menyenaraikan sebanyak mungkin individu/syarikat yang anda fikirkan boleh membantu anda. Setelah anda bertemu pelabur yang sesuai, rancangan bisnes anda akan menjalankan tugas yang seterusnya. Anda perlu meluangkan banyak masa untuk Langkah 1 ini. Kegagalan anda untuk melaksanakan proses ini secara menyeluruh akan membantutkan usaha anda mengumpul modal.

Langkah 2:  Penilaian Sumber
Anda perlu menjalankan kajian mengenai pihak-pihak pelabur yang bakal anda temui. Anda perlu mengetahui tentang keperluan sebenar setiap pelabur dan minatnya di dalam bisnes. Maklumat-maklumat ini boleh anda dapati melalui latarbelakang syarikat atau bertanya kepada pihak pelabur itu sendiri.

Langkah 3:  Penyampaian Idea
Semasa penyampaian idea anda kepada pihak pelabur, anda perlu memberi gambaran bahawa anda serius dan meyakinkan pihak pelabur bahawa idea anda boleh menjamin pelaburan mereka dan mendatangkan keuntungan kepada kedua-dua belah pihak. Anda perlu mengurangkan prasangka dan tekanan serta menyakinkan  pihak pelabur untuk mengambil risiko melabur di dalam idea anda. Di peringkat ini juga anda perlu memberi sebab kenapa pihak pelabur perlu melabur di dalam idea anda.

Langkah 4:  Pembentangan Rancangan  Bisnes
Rancangan bisnes yang anda persembahkan perlu lengkap, logik dan realistik. Rancangan bisnes yang baik hanya boleh dibuat setelah anda menjalankan kajian dan penyelidikan yang mendalam. Perkara utama yang perlu anda beri penekanan di dalam rancangan bisnes anda ialah kelebihan-kelebihan bisnes yang dicadangkan iaitu:-

• Apakah kelebihan-kelebihan produk?
• Adakah setiap orang akan memerlukan produk anda?
• Adakah produk anda hampir menyamai sebarang produk di dalam pasaran? 
• Adakah produk anda akan menggantikan sebarang produk sedia ada di dalam pasaran?
• Apakah yang akan berlaku kepada pelanggan jika mereka tidak membeli produk anda?

Langkah 5:  Menghadapi Penolakan
Kemungkinan untuk cadangan pelaburan anda ditolak atau ditangguh tidak boleh dielakkan. Alasan yang diberi boleh merujuk kepada kelemahan perancangan anda atau produk. 

Teknik untuk menghadapi penolakan ini ialah anda tidak perlu bersetuju dengan sebarang pandangan negatif yang dilemparkan. Jangan berfikiran negatif dan pastikan anda bertindak secara jujur untuk memikirkan tentang pandangan yang dikemukakan serta memberi maklumat yang baru dan positif kepada pihak pelabur.

Perkara yang penting perlu anda lakukan ialah bersabar dan konsisten. Terima pandangan dan cuba ubah fikiran pihak pelabur tentang isu yang dibincangkan. Anda perlu ingat, pihak pelabur tidak pernah silap tetapi mereka cuma tidak diberikan maklumat yang lengkap. Oleh itu adalah penting untuk anda bersedia dengan fakta yang lengkap untuk menyokong rancangan bisnes yang dicadangkan.

Langkah 6:  Mendapatkan Komitmen
Untuk mendapatkan komitmen pihak pelabur, anda perlu mengenalpasti keperluan sebenar pihak pelabur dan seterusnya memenuhinya. Jangan takut bertanya dan memotivasi pihak pelabur untuk bersama anda kerana kesungguhan yang anda tonjolkan juga merupakan satu kelebihan di dalam proses perundingan.

Untuk mendapatkan kepercayaan dan keyakinan pihak pelabur anda perlu banyak bertanya, memberi keterangan dan menunjukkan sesungguhan untuk belajar dari pihak pelabur. Pastikan di sepanjang sesi perbincangan pihak pelabur hanya perlu bercakap di akhir sesi perbincangan dan bukan sebaliknya. 

Pada peringkat permulaan dan semasa bisnes meningkat maju, anda akan memerlukan khidmat nasihat serta kepakaran dari mereka yang berpengalaman untuk membantu di dalam pengurusan bisnes anda. Walaubagaimanapun keputusan untuk mendapatkan perkhidmatan tenaga pakar juga bergantung kepada kedudukan kewangan anda.
 
Sekiranya anda tidak mempunyai peruntukan untuk membayar perkhidmatan tenaga pakar anda perlu mengambil initiatif sendiri untuk menjalankan kajian dan mendapatkan maklumat mengenai bisnes yang perlu melalui kaedah-kaedah berikut:-

• Pembacaan buku, artikel dan terbitan berkaitan bisnes yang anda ceburi.
• Menghadiri kursus-kursus bisnes jangka pendek.
• Menghadiri ekspo bisnes (trade exhibition), seminar dan bengkel-bengkel bisnes (business workshops).
• Melantik mentor/penasihat yang berpengalaman di dalam bidang bisnes dan mempunyai rangkaian kenalan dari kalangan tenaga-tenaga pakar. Dengan cara ini anda mungkin berpeluang untuk mendapatkan perkhidmatan tenaga pakar pada kadar yuran yang rendah.
• Menjemput individu-individu yang berpengalaman dalam bidang-bidang tertentu untuk menyertai anda sebagai ahli Lembaga Penasihat (Board of Advisor). Ahli lembaga penasihat tidak terikat dengan bisnes dan tidak terlibat langsung dalam operasi bisnes. Mereka hanya menyumbang idea, nasihat dan buah fikiran melalui mesyuarat yang diadakan dan dibayar yuran (jumlahnya bergantung kepada persetujuan bersama) untuk kehadiran mereka ke sesi mesyuarat.

Sepanjang bisnes, anda akan memerlukan perkhidmatan tenaga pakar dalam perkara-perkara berikut:-

1. Perundangan
2. Kewangan dan Perakaunan
3. Perbankan
4. Insurans
5. Percukaian
6. Sumber Manusia
7. Latihan Peningkatan Pengurusan
8. Pembangunan Bisnes

Anda juga boleh mendapatkan khidmat kepakaran yang sesuai melalui cadangan rakan-rakan bisnes yang lain atau menjadi ahli di dalam persatuan dan dewan bisnes yang ada memberikan khidmat nasihat kepada bisnes kecil.

Salah satu dokumen penting yang perlu anda sediakan apabila menawarkan peluang perniagaan kepada prospek (bakal rakan niaga) adalah Penyata Pakej Pelaburan (Investment Package Statement).

Penyata pakej pelaburan ini merupakan sebutharga yang menyatakan perkara-perkara pelaburan yang perlu dilakukan oleh prospek apabila membeli perniagaan anda.

Perbincangan perniagaan sehingga penyediaan maklumat material (penting) dalam perjanjian diantara anda dengan prospek akan berpandukan kepada sebutharga ini.

Format penyediaan penyata pakej pelaburan perniagaan licensing ini perlu disediakan mengikut format pakej pelaburan perniagaan francais.

Ini bagi memudahkan anda apabila menaiktaraf perniagaan ke peringkat francais kelak tanpa perlu banyak perubahan perlu dilakukan.

Penyata pakej pelaburan anda perlu disediakan perlu mengambil kira nilai pendapatan yang anda ingin capai dalam tempoh 3-5 tahun akan datang.

Penyata pakej pelaburan anda perlu disediakan perlu mengambil kira kos yang anda jangka dalam tempoh 3-5 tahun akan datang.

Anda perlu menetapkan nilai pelaburan pada nilai yang tinggi (antara 20%-30% lebih tinggi) bagi menampung peningkatan kos yang dijangka pada masa hadapan.

Apabila menaiktaraf dari sistem perniagaan licensing ke perniagaan francais, adalah penting untuk anda pastikan perubahan (pelaburan) dilakukan pada peringkat seminima.

Ini bagi mengelakkan rasa tidak puas hati dikalangan rakan niaga (licensee) yang hendak ditukar (convert) kepada francaisi.

Sekiranya terdapat keperluan untuk perubahan pada nilai pakej pelaburan, ianya perlu dimuktamadkan sebelum anda membuat pengemukaan permohonan lesen francais dari KPDN.
​
*PENTING: Anda perlu memberi justifikasi kepada setiap item pelaburan untuk pastikan rakan niaga memahami dan berpuas hati dengan pelaburan yang dibuat.